أغلب مدراء المكاتب يأجلون النقل لين آخر لحظة، لأن الفكرة نفسها متعبة: أسلاك، ملفات، أجهزة، وموظفين يسألون وين مكاتبهم الجديدة. نقل اثاث مكتب يحتاج نفس العناية اللي يحتاجها البيت، بس تحت ضغط أكبر، لأن كل ساعة وقف تعني شغل متأخر وعملاء ينتظرون. في الخليج نقل اثاث ننقل المكاتب الصغيرة والشركات والطوابق الكاملة، ونبني الخطة كلها على سؤال واحد: متى لازم يرجع الشغل؟
شركة نقل مكاتب تخطط قبل ما تحمّل
النقلة المكتبية الناجحة تبدأ قبل يوم النقل بفترة. نمر على المكتب الحالي ونشوف حجم الأثاث والأجهزة والأرشيف، ونطلب منك مخطط المكتب الجديد لو موجود. ومن هنا نعرف كم سيارة نحتاج، وكم فريق، وبأي ترتيب ننقل الأقسام.
والأبراج التجارية لها قوانين أشد من البنايات السكنية. أغلبها تطلب حجز منطقة التحميل ومصعد البضائع من قبل، وبعضها يطلب أسماء الفريق علشان يطلع لهم تصاريح دخول. نرتب هالأشياء مع مدير المكتب أو إدارة البرج قبل الموعد.
نقل الشركات بدون ما يوقف الشغل
مو لازم الشركة كلها توقف علشان تنقل. في المكاتب الكبيرة ننقل على مراحل، قسم ورا قسم، والأقسام اللي شغلها ما يتحمل وقف تنقل في الوقت اللي يناسبها. ونتفق معك على وقت النقل حسب دوامك، سواء في آخر اليوم أو في الإجازة، على حسب اللي تسمح فيه إدارة البرج.
والهدف واضح: أول يوم في المكتب الجديد يكون يوم شغل، مو يوم ترتيب.
نظام الترقيم اللي يرتب المكتب الجديد
أكبر فوضى في نقل المكاتب تصير لمن توصل الكراتين والكراسي للمكتب الجديد وما أحد يعرف وين تروح. علشان كذا نعطي كل مكتب رقم، ونحط نفس الرقم على مخطط المكان الجديد. كل موظف يعبّي أغراضه الشخصية في كراتين عليها رقم مكتبه، والكرسي والدرج والشاشة ياخذون نفس الرقم.
ولمن نوصل، كل شي ينزل مباشرة عند رقمه. الموظف يوصل الصبح ويلقى مكتبه وأغراضه في مكانها.
نقل الأجهزة والمعدات المكتبية
الشاشات والطابعات وأجهزة الكمبيوتر هي أغلى شي في المكتب، وأكثر شي يتضرر لو انقل غلط. كل جهاز ينغلف لحاله بحماية كاملة، والشاشات تنقل واقفة ومحمية من الضغط، وما ينحط فوقها أي شي ثقيل داخل السيارة.
أما فصل الأجهزة والشبكة وتوصيلها من جديد، فالأحسن يكون من فريق تقنية المعلومات عندك، لأنهم يعرفون الشبكة والإعدادات. نطلب منهم يعلّمون الأسلاك ويفصلون الأجهزة قبل ما نبدأ، واحنا نغلف وننقل ونحط كل جهاز على مكتبه.
نقل الملفات والأرشيف
الملفات تنقل في كراتين مسكّرة ومرقّمة بنفس ترتيب الأدراج والخزائن، علشان ترجع لنفس ترتيبها في المكتب الجديد. والكراتين تبقى مسكّرة من لحظة التعبئة لين يفتحها موظفينك بأنفسهم.
ولو عندك أرشيف قديم ما تحتاجه يومياً، ممكن تنقله للتخزين بدل ما ياخذ مساحة في المكتب الجديد.
فك وتركيب اثاث المكاتب
محطات العمل، طاولات الاجتماعات، الخزائن الكبيرة، وكاونتر الاستقبال، أغلبها ما يطلع من باب المكتب وهو مركّب. نفكها بالعدة المناسبة، ونرقّم أجزاءها، ونحط البراغي في أكياس مكتوب عليها اسم القطعة ورقمها.
وفي المكتب الجديد نركّب كل شي حسب المخطط، ونتأكد إن الأدراج تفتح وتسكّر والطاولات ثابتة، قبل ما يوصل أول موظف.
نقل المكاتب داخل البرج أو بين الإمارات
فيه شركات تنقل من طابق لطابق في نفس البرج، وهذي نقلة سريعة بس تحتاج تنسيق مصعد البضائع مع إدارة البرج. وفيه شركات تنقل من دبي لابوظبي أو من الشارقة لدبي، وهنا يدخل حساب الطريق والوقت. في الحالتين نستخدم سيارات مغلقة، ونربط الأجهزة والأثاث بأحزمة علشان يوصلون بنفس حالتهم.
كم تكلفة نقل اثاث مكتب؟
تكلفة نقل اثاث مكتب تعتمد على حجم المكتب وعدد محطات العمل، كمية الأجهزة والأرشيف، الطابق وقوانين البرجين، والمسافة بينهم. ووقت النقل كمان يأثر، لأن النقل خارج أوقات الدوام يحتاج ترتيب مختلف.
بعد المعاينة نرسل لك عرض سعر مجاني ومكتوب فيه كل بند لحاله: النقل، التغليف، الفك والتركيب، والتخزين لو احتجته. وتقدر تنزّل التكلفة لو تخلصت من الأثاث والأرشيف اللي ما تحتاجه قبل النقل.
تجهيز الموظفين قبل يوم النقل
الموظفين جزء كبير من نجاح النقلة. قبل الموعد بأيام، نوصل الكراتين والملصقات للمكتب، وكل موظف يعبّي أغراضه الشخصية وأوراقه من مكتبه ويكتب رقمه على الكراتين. الأدراج تفضى من الأغراض الصغيرة، والنباتات والأغراض الخاصة ياخذها أصحابها معهم.
ونقترح إنك تعيّن شخص واحد من طرفكم يكون المسؤول عن النقلة. هالشخص يعرف المخطط الجديد، ويرد على أسئلة الفريق يوم النقل، ويقرر لو فيه أي تغيير في مكان قطعة. وجود شخص واحد يقرر يوفر وقت وايد، ويمنع إن كل موظف يعطي تعليمات مختلفة.
نقل العيادات والمحلات والمكاتب الصغيرة
مو كل نقل مكتبي شركة كبيرة. العيادات الصغيرة، مكاتب المحاسبة، الصالونات، والمحلات، كلها تحتاج نفس الترتيب بس على حجم أصغر. في العيادات نتعامل مع الأجهزة الطبية الخفيفة والملفات بنفس الحرص، وفي المحلات نفك الرفوف والكاونترات ونرقّمها علشان تتركب بنفس الترتيب.
خطة زمنية لنقل المكتب
قبل النقل بشهر تقريباً، قرر الموعد وبلغ إدارة البرجين واطلب المخطط الجديد. قبلها بأسبوعين، نعاين المكتب ونثبت الخطة ونوزع الكراتين والملصقات. في الأسبوع الأخير، الموظفين يعبّون أغراضهم الشخصية، وقسم تقنية المعلومات يجهز خطة فصل الأجهزة. ويوم النقل، نغلف ونفك وننقل ونركّب، وأول يوم دوام يبدأ من المكتب الجديد.
أسئلة شائعة عن نقل المكاتب
هل تقدرون تنقلون المكتب في الإجازة أو بعد الدوام؟
نتفق معك على الوقت اللي يناسب شغلك، ونرتب الموعد مع قوانين إدارة البرج في أوقات التحميل.
من يفصل الأجهزة والشبكة؟
الأحسن يكون فريق تقنية المعلومات عندك، لأنهم يعرفون الإعدادات. احنا نغلف الأجهزة وننقلها ونحطها على مكاتبها الصح.
كيف تحافظون على سرية الملفات؟
الملفات تنحط في كراتين مسكّرة ومرقّمة، وتبقى مسكّرة لين يفتحها موظفينك في المكتب الجديد. فريقنا ما يفتح أي كرتونة ملفات.
هل تنقلون مكتب صغير أو غرفة وحدة؟
إيه. المكاتب الصغيرة والعيادات والشركات الناشئة ننقلها بنفس الترتيب، والسعر على حجم النقلة.
شو نحتاج من إدارة البرج قبل النقل؟
غالباً حجز منطقة التحميل ومصعد البضائع، وأحياناً تصريح دخول للفريق والسيارة. اسأل الإدارة في البرجين، ونعطيك البيانات اللي يطلبونها.
كم ياخذ نقل مكتب متوسط؟
المكتب الصغير يخلص غالباً في يوم واحد. المكاتب الكبيرة ننقلها على مراحل، ونعطيك جدول واضح قبل ما نبدأ.
هل ممكن نخزن جزء من اثاث المكتب؟
إيه. الأثاث الزايد أو الأرشيف القديم نغلفه وننقله للمخزن، ونوصله لكم لمن تحتاجونه.
هل تركّبون المكاتب حسب المخطط الجديد؟
إيه. كل مكتب ياخذ رقم على المخطط قبل النقل، ونركّب محطات العمل والخزائن وطاولات الاجتماعات في أماكنها حسب الأرقام. ولو قررتوا تغيّرون مكان أي قطعة يوم النقل، المسؤول من طرفكم يبلغنا ونعدّله قبل ما نمشي.
هل تنقلون الخزنة والقطع الثقيلة في المكتب؟
إيه. الخزائن الحديد والخزنة وطاولات الاجتماعات الثقيلة تنقل بالأحزمة والعربيات، ونحمي أرضية المكتب والممرات قبل ما نحركها. ونسألك عنها قبل الموعد علشان نجيب العدة والعدد المناسب من الفريق.